İDARİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

TEMEL FONKSİYON:

İdari Personel Şube Müdürlüğü, tayin ve özlük işlemleri ile görevlendirmelerin yapılmasını sağlama ve denetleme fonksiyonunu yerine getirmektir.

ORGANİZASYON İLİŞKİLERİ:

GÖREV ve SORUMLULUKLARI:

* İdari kadro cetvellerinin sağlıklı bir biçimde tutulması,

* Her yıl, kadro iptal-ihdas, dolu-boş, derece ve unvan değişikliği, açıktan atama kullanım izni ile ilgili işlemlerin yapılması,

* Açıktan veya naklen atama işlemlerinin yapılması,

* Naklen atanacak idari personel için kurumlarından muvafakat istenmesi, 

* Açıktan, yeniden veya naklen ataması yapılarak göreve başlayan idari personelin bilgi girişlerinin yapılması,

* Maliye Bakanlığı, Başbakanlık Devlet Personel Başkanlığı, YÖK Başkanlığı ve diğer makamların istedikleri çeşitli izleme formlarının ve işlemlerin hazırlanması ve gönderilmesi; Bu amaçla,
     
      - Her üç ayda personel durum çizelgesinin Devlet Personel Başkanlığı ve Yükseköğretim Kurulu’na gönderilmesi,

      - Bütçe Kanunu’na göre her üç ayda dolu ve boş kadro durumlarının Maliye Bakanlığı’na bildirilmesi,

      - Her yıl dolu, boş, saklı, serbest, ihdas ve iptal kadro durumlarını Devlet Personel Başkanlığı’na bildirilmesi,

      - Her yıl dolu, boş, saklı, serbest, ihdas ve iptal kadro durumlarını Maliye Bakanlığı’na bildirilmesi,
     
      - Her ay kadro durumlarının Yükseköğretim Kurulu’na ve Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’ne gönderilmesi,

      - Her üç ayda sakat ve hükümlü personel istihdam durumunun bildirilmesi,

* 4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendika Kanunu uyarınca Mayıs ve Kasım aylarında sendikalara üye personel durumunun Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile Yükseköğretim Kurulu’na bildirilmesi,

* Askere sevk, tehir ve askerlik sonrası işe başlama işlemlerinin yapılması, 

* 657 sayılı Yasaya ve 2547 sayılı Yasanın 13/b maddesine tabi görevlendirmelerin yapılması, 

* Personel terfi işlemlerinin düzenli olarak yürütülmesi,

* Her mali yıl başında yan ödeme cetvellerinin hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ve birimlere gönderilmesi,

* İdari personelin işe başlama, görev değişikliği, kadro ve görev yeri değişiklikleri v.b. bilgilerin düzenli olarak kaydedilmesi,

* İdari personel giyim listelerini hazırlayarak ilgili birime gönderilmesi, 

* İdari personelin “hususi pasaport” yazışmalarının yapılması, 

* Yeni işe başlayıp asaleti tasdik olan idari personele yemin belgesi imzalatılması,

* İdari personelin askerlik borçlanma işlemlerinin yapılması, 

* İdari personelin Sosyal Güvenlik Kuruluşlarında geçen hizmetlerinin Emekli Sandığı Hizmetleriyle birleştirilmesi,

* İdari personelin ücretsiz izinli olarak geçen sürelerinin fiili hizmetten sayılması işlemlerinin yapılması,

* Sözleşmeli personel ile ilgili vize işlemlerinin takip edilmesi,

* Personelin özlük haklarına ilişkin iş ve işlemlerin yapılması, 

* Yıllık hizmet içi eğitim planlarının hazırlanması ve Devlet Personel Başkanlığı’na gönderilmesi,

* Unvanlara göre, Görevde Yükselme Eğitimi El Kitabı' nın hazırlanması, Unvan değişikliği sınavlarının yapılması,

* Mevzuatlarda meydana gelebilecek değişikliklere göre el kitaplarının güncelliğinin sağlanması, 

* Görevde yükselme eğitim programının hazırlanması, eğitim yerinin ve eğitimcilerin belirlenmesi,

* Aday memurlar için temel eğitim ve hazırlayıcı eğitim programları düzenlenmesi, eğitim yerinin ve eğitimcilerin belirlenmesi,

* Birimlerden gelen çalışan personele yönelik hizmet içi eğitim programı taleplerinin değerlendirilmesi,

* Çalışan personeli geliştirme ve motivasyon amaçlı eğitim programlarının hazırlanması, eğitim yerinin ve eğitimcilerin belirlenmesi,

* Eğitim programlarından birimlerin ve personelin haberdar edilmesi,

* Eğitim ve Sınav Yürütme Komisyonu’nun kurulması işlemlerinin yürütülmesi,

* Görevde yükselme eğitimi sonrasında sınavların yapılmasının koordine edilmesi,

* Aday memur temel eğitimi sınavı sonunda, “Temel Eğitim Değerlendirme Formu”nun düzenlenerek Devlet Personel Başkanlığı’na gönderilmesi,

* Aday memurların uygulamalı staj eğitimlerinin yapılmasının sağlanması,

* Aday memurlarının asaletlerinin tasdikine ilişkin işlemlerin yapılması,

* Üniversitede yeni göreve başlayan personelin sosyalizasyon sürecine yardımcı olunması,

* Amirlerinin vereceği benzer nitelikli görevlerin yerine getirilmesi.

 

EVRAK BİRİMİ

        Personel Daire Başkanlığı İdari Personel Şube Müdürlüğü'nün sorumluluğunda, Personel Daire Başkanlığı'na gelen ve giden evrak kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamaktır.

GÖREV ve SORUMLULUKLARI:

* Daireye gelen evrakların tasnifini yapmak,
* Evrakların zarflarını açmak ve kaşelemek, 
* Gelen ve giden evrakların kayıt işlemlerini yapmak,
* Evrakları bilgisayara kaydetmek ve numara vermek,
* Evrakları zimmet karşılığı ilgililere teslim etmek,
* Kendisine iletilen verileri bilgisayara girmek,
* Birim içi ve diğer Üniversitelerde görev yapmakta olup, izinli        veya görevli olarak müracaata bulunan  personelin hasta sevk talebini düzenlemek,
* Sınırlı büro işlerini yapmak,
* Amirlerinin verdiği benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek,